Kada su plan i budžet gotovi, provjereni i usvojeni, svaki turistički subjekt nastoji voditi i obavljati sve zadane aktivnosti na najbolji način, s maksimalno mogućom popunjenošću kapaciteta i profitabilnošću ukupnog poslovanja. Ali našu uslugu i poslovanje trebamo naučiti promatrati očima naših gostiju te kvalitetnim uslugama i proizvodima zadovoljiti njihove potrebe i želje. U današnje doba interneta i globalizacije, informacije i recenzije gostiju dostupne su gotovo svima i uvelike mogu utjecati na popunjenost naših kapaciteta. Ako su nam recenzije loše, ulaganje u marketing i popularizaciju našeg objekta, neće dati željene rezulte. Bolje je tada dio tog novca uložiti u poboljšanje kvalitete naše usluge koja je ponajviše zavisna o održavanju objekta, komforu koji pružamo gostu i o ljubaznosti, susretljivosti i stručnosti zaposlenika.

S tim ciljem postoje različiti programi kvalitete, koji nam omogućuju osmisliti kvalitetnu i zanimljivu uslugu, pronaći put do gosta i i zaslužiti njegovo povjerenje. Naša vlastita intuicija i inovativnost više nije dovoljna jer svoje odluke moramo temeljiti na kvalitativnim i kvantitativnim podacima rada kao i na ocjeni zadovoljstva naših gostiju. A dugoročno zadovoljstvo pruženom uslugom uz adekvatno upravljanje, jedan je od generatora budućih prihoda i željene profitabilnosti poslovanja. Ako je vaša usluga dobra i recenzije vašeg objekta visoke, trudite se ostati na toj poziciji.

A kako stojimo s financijama i profitabilnošću? Kako bi znali idete li u dobrom smjeru, stalno je potrebno pratiti financijsko stanje poslovanja i ključne pokazatelje. Na taj način odmah uočavamo što je loše, što ide u krivom smjeru i što treba mijenjati. U tome nam pomažu redovni izvještaji koje je nužno izrađivati, pratiti i prema potrebi reagirati kako bi se naš plan i ostvario.

Što točno trebamo raditi, što i kako računati i pratiti ?

Ključni izvor svih točnih, korisnih i objektivnih informacija je prije svega naš računovodstveni sustav. Ali treba ga oblikovati tako da osim što osigurava informacije sukladno traženim zakonskim propisima u isto vrijeme uvažava specifičnost turističke djelatnosti kojom se poduzeće bavi. U hotelijerstvu se uvelike koristi USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) metoda koja je uz manje prilagodbe primjenjiva i u drugim turističkim oblicima ponude. USALI predstavlja suvremeni koncept izvještavanja o rezultatima vašeg poslovanja i temelj je upravljanja vašim poslovnim rezultatom. Koristi se u cijelom svijetu i pomaže u uočavanju vlastitih snaga i slabosti.

Što čini USALI sustav izvještavanja i kako nam on može pomoći?

Čine ga posebno oblikovana izvješća i sustav ključnih pokazatelja pomoću kojih lakše pratimo prihode, troškove i cjelo poslovanje. Na vrlo čitljiv i strukturiran način prikazuju se potrebni podaci i proces poslovanja. Na prilično malom prostoru sadržano je puno informacija prilagođenih djelatnosti i tipu subjekta. Upravo zbog jednostavnosti i fleksibilnosti, USALI je izuzetno popularan u primjeni i trenutno predstavlja najbolju praksu izvještavanja u ovom segmentu jer pomaže donijeti ispravne odluke kako biste maksimizirali sve ono dobro što radite i nudite, a minimizirali sve ono što je loše.

Preduvjeti primjene, osim plana i budžeta o kojima smo govorili u prethodnim poglavljima, su:

• Odgovarajuća organizacijska shema poslovnog subjekta s definiranim uslugaama koje se nude
• Odgovarajući informacijski i računovodstveni sustav koji prati shemu poslovanja
• Kontroling s operativnom i strateškom funkcijom (kao pomoć u svakodnevnom poslovanju i kao pomoć u oblikovanju novih proizvoda i usluga sukladno tržišnim zahtjevima)

USALI standardi izvještavanja predstavljaju detaljnu razradu informacija o troškovima, prihodima i pojedinačnim rezultatima. Sustav je oblikovan tako da se identične poslovne promjene sažimaju u standardne izvještaje. Informacije iz svih izvještaja zbrajaju se i prezentiraju u Zbirnom izvještaju o postignutom rezultatu raščlanjenom po centrima odgovornosti za određeno razdoblje i pruža informacije o ostvarenom prihodu, svim troškovima prodaje, plaćama zaposlenika i drugim povezanim troškovima, dobitku ili gubitku po odjelima poslovnog subjekta (profitno-troškovnim centrima). Pri tome se broj i vrsta centara odgovornosti kao i opći troškovi poslovanja razlikuju ovisno o vrsti poslovnog subjekta i obuhvatnosti njegove ponude. Zbog toga svaki pojedini poslovni turistički subjekt prilagođava izvještajnu shemu svojim potrebama i zahtjevima.

U nastavku je primjer oblika zbirnog mjesečnog USALI izvještaja za subjekt koji pruža sve navedene usluge. Ovisno o vašoj vlastitoj ponudi, broj pojedinačnih izvješća i stavaka u njemu prilagođava se stanju i otganizacijskoj shemi. Dodatno se, ovisno o zahtjevima menadžmenta (vlasnika), pojedina izvješća mogu raščlaniti (npr. sportski tereni ili wellnes po vrsti i sl.). Također računovodstveni sustav potrebno je prilagoditi kako bismo dobili odgovarajuće podatke prihoda i troškova za pojedini odjel.

Preuzmite .xlsx datoteku sa primjerom ovdje

Dodatno izvještaji po brojevima sastavljaju se za svaki odjel zasebno kako bi se moglo detaljnije proučiti prihode i troškove.

U sljedećem nastavku donosimo pregled i način izračuna ključnih pokazatelja poslovanja po USALI metodi.