Kao što smo najavili u prethodnom poglavlju, danas ćemo obraditi proces planiranja i budžetiranja po segmentima na primjeru jednog turističkog subjekta. Vjerujem da će vam ove upute pomoći kako biste što bolje i preciznije isplanirali i budžetirali svoje prihode i troškove.

GLAVNI PLAN je prvi i osnovni plan koji generira ostale planove. On u sebi obuhvaća plan prodaje, plan prihoda, plan marketinških mjera, plan proizvodnje, plan zaliha i plan nabave kao i planiranje ciljane dobiti. U sastavima pojedinih planova su i troškovi za svaki od njih. Da bi realizirala ciljanu dobit plan se mora precizno definirati kao i fiksni i varijabilni troškovi, raspoloživa sredstva i izdaci kao i njihov raspored.

Planiranje prodaje dio je poslovnog plana kojim iskazujemo politiku prodaje u sljedećem razdoblju. Drugim riječima odgovorne osobe procjenjuju mogućnosti i definiraju kako ćemo i na koji način realizirati svoju prodaju. On je početna stavka za sve ostale dijelove poslovnog plana jer utječe na njih. Analize i prognoze poslovanja poslovnog subjekta kao i analize i prognoze tržišta na kojem poslujete, baza su za definiranje ciljeva prodaje i prometa , kao i za definiranje potrebnih mjera koje treba poduzeti kako bi se plan realizirao.

Planiranje i odabir mjera čini ukupnost našeg marketing-mixa za planirano razdoblje, dakle sve ono što ćemo raditi kako bismo marketinški pripomogli ostvarivanju željenih ciljeva prodaje. Zato ih je potrebno dobro istražiti, ocijeniti i odabrati odgovarajuće, kako bismo postigli željeni učinak. Transparentnost marketinških troškova izuzetno je važna i zbog toga ih treba jasno i nedvosmisleno klasificirati i to prema vrstama, a ne prema nositeljima tih troškova.

Neizostavan element plana je i doprinos pokriću fiksnih troškova uprave i općih službi. Ti troškovi su zajednički i ne mogu se alocirati na pojedini troškovni centar ako ih ima više, nego se po odabranom ključu dijele na sve centre i treba osigurati dovoljno visoku stopu bruto dobiti iz koje će se oni financirati, a da pri tome kao rezultat dobijemo ciljanu neto dobit.

Plan prihoda čine dvije osnovne komponente: plan količina prodaje i prodajne cijene. Svako predviđanje prodaje ujedno je i predviđanje prometa, jer prodaja je ovisna o prodajnim cijenama i oni se ne mogu promatrati zasebno.

Sljedeći plan koji se radi je plan proizvodnje, a odnosi se većinom na proizvodnju hrane u turističkom objektu (ako je ta usluga u ponudi). On treba sadržavati informacije što, koliko, gdje, kako, čime i kada proizvoditi, te kakvi troškovi nastaju pri tom. Pri planiranju proizvodnje trebamo težiti ciljevima kao što su minimiziranje troškova i vremena, optimizaciji zaliha i pridržavanju planiranih termina proizvodnje. Uza sve to moramo riješiti problematiku organizacije i osiguranja, ljudskih, materijalnih i financijskih resursa kako bi procesi mogli teći prema planu, a da se pri tome izbjegne problematika nedovoljnih ili prekomjernih zaliha.
Planiranje troškova u planu proizvodnje uglavnom se radi na način raščlanjivanja na pojedinačne troškove materijala i rada i opće troškove proizvodnje, raščlanjene na fiksni i varijabilni dio. Planiranje troškova materijala provodi se prema potrebnoj količini u recepturi za pojedini proizvod, pomnoženo s brojem planiranih gotovih proizvoda. Odstupanja u ovim troškovima mogu nastati promjenom nabavne cijene (to možemo izbjeći ugovaranjem fiksnih cijena za razdoblje) ili promjenom potražnje (manje ili veće od plana).  Planiranje troškova rada odnosi se na broj zaposlenika u proizvodnji i u planu je to zbroj iznosa njihovih bruto plaća s doprinosima na plaće (tzv. Bruto 2).
Planiranje općih troškova proizvodnje obuhvaća sve troškove koji nisu direktno vezani za proizvod ili uslugu. Polazište za planiranje ovih troškova je planirani postotak iskorištenja ukupnih kapaciteta.

Uz plan proizvodnje nužno je napraviti i plan potrebnih zaliha za definirani period kako ne bi došlo do zastoja u planu proizvodnje. Drugim riječima, moramo imati na vrijeme i dovoljno sirovina i materijala, kako bi se plan proizvodnje realizirao. S druge strane zalihe treba maksimalno optimizirati kako nam ne bi opterećivale likvidnost i stvarale dodatni trošak. Razina planiranih zaliha mora biti između raspona definiranih sigurnošću odvijanja naših poslovnih procesa i njegovom ekonomičnošću.

Plan nabave slijedi iz plana prodaje, plana proizvodnje i plana potrebnih zaliha. Osnovna definicija i zadatak nabave je osiguranje raspoloživosti potrebnih sirovina, materijala i usluga odgovarajuće količine i kvalitete na vrijeme i na traženom mjestu, po povoljnim cijenama i uz što povoljnije uvjete plaćanja. Dakle ovim planom definirane su sve potrebne informacije o najbitnijim dobavljačima, cijenama i uvjetima isporuke, kao i mogućnosti supstitucije za pojedine sirovine, materijale, ali i energiju jer moramo se osigurati da svi procesi teku prema planu kako bismo realizirali željeni prihod i ostvarili ciljanu dobit. On također treba sadržavati količine, razdoblja kao i termine narudžbi i isporuka koje su u vezi s definiranim količinama zaliha. Ti podaci potrebni su kako bi se točno odredili troškovi optimalne količine nabave.

U sljedećim nastavcima govorit ćemo o specifičnostima i prednostima kontrolinga kao neizostavne pomoći pri operativnom upravljanju turističkim kapacitetima, USALI metodi izvještajnih mogućnosti praćenja rada i pravodobnim reakcijama, unaprjeđenju poslovanja …